Jak w praktyce wygląda użytkowanie benefitu wirtualnego asystenta? Rozmowa z Kasią Michalak z Bee Talents

Grudzień zazwyczaj oznacza dla nas większą ilość zadań czy to w życiu prywatnym, gdzie zaczynamy przygotowania do spotkań z rodziną i świętowania, jak i w życiu zawodowym może to być wzmożony czas opracowania podsumowań lub większej sprzedaży i zapotrzebowania na usługi w firmach w których pracujemy.

Dlatego też nasza Head of People & Culture Nicole Tomanek podjęła się rozmowy z entuzjastką benefitu AskHenry – Kasią Michalak, która ma możliwość użytkowania go w Bee Talents. Jak wirtualna asystentka może wspierać nas w codziennych wyzwaniach prywatnych ale również zawodowych oraz przyjrzymy się usłudze w kontekście wartości dla firm które decydują się na wprowadzenie tego rodzaju benefitu dla pracowników.

Po co mi usługa concierge? Przecież mogę wszystko zrobić sam?

W pierwszym odczuciu możemy w ogóle nie rozumieć jaka jest idea takiego niekonwencjonalnego benefitu jak wirtualna asystentka, bo możemy założyć, że wszystko można zrobić samodzielnie. Czy można? Oczywiście, że można, jednak celem AskHenry jest uwolnienie energii i czasu naszych użytkowników na aktywności spoza listy codziennych (nie zawsze ulubionych) obowiązków. Wszystko, co możemy załatwić sami, można również oddelegować wirtualnej asystentce, co sprowadza się do zmiany nastawienia i sposobu myślenia. To niezwykle wygodne, zwłaszcza gdy możemy uniknąć konieczności opuszczania domu, na przykład tylko po jedną rzecz. Dzięki Henrykowi możemy na przykład zaoszczędzić czas, rezerwując produkt w sklepie daleko od nas i prosząc go o jego odebranie, co sprawia, że mamy go już następnego dnia.

Dlaczego wirtualna asystentka jest jak ChatGPT?

Dla mnie jest to benefit życia. Jako wielka fanka uważam za trafne porównanie usług AskHenry do Chata GPT. Kiedy rozpoczynamy korzystanie z Chata GPT, musimy najpierw nauczyć się opracowywać dobre prompty (Prompt – polecenie lub pytanie zadane do Chata GPT, które jest punktem wyjściowym dla generowanej przez niego odpowiedzi.). Tę samą zależność widzę w moich  początkach użytkowania AskHenry – trochę testowania, dopasowania oraz nauczenia się, że jeśli pojawia się potrzeba załatwienia czegoś to możemy to przekazać drugiej osobie czyli wirtualnej asystentce i z automatu kierujemy tę potrzebę w stronę złożenia zlecenia. Na przykład ostatnio dokonałam zakupu w Media Markt i chciałam zwrócić towar, więc poprosiłam Henrego. To dla mnie ogromna wygoda, ponieważ nie muszę tracić czasu na podróż do sklepu, zwłaszcza teraz, gdy pracuję zdalnie i muszę szybko po pracy odebrać córkę ze żłobka. Henryk zajmuje się za mnie takimi dodatkowymi sprawami, co pozwala mi efektywnie zarządzać czasem – przyznaje Kasia.

Start współpracy z wirtualną asystentką – bez wdrożenia ani rusz!

Wirtualna asystentka – jaka była geneza tego benefitu w firmie, czy był to rezultat zauważonej potrzeby czy własnej inicjatywy, i co przekonało was, że to właściwy krok do podjęcia? – zapytała Nicole.

Muszę przyznać, że na samym początku nie odczuwaliśmy tej potrzeby. Ona pojawiła się wraz z inicjatywą handlowca, który skontaktował się z nami. W początkowej fazie byliśmy zaintrygowani, ale nie do końca rozumieliśmy, o co dokładnie chodzi z tym benefitem. Dopiero podczas szczegółowego spotkania, wszelkie wątpliwości zostały rozwiane. Wyjaśniono nam krok po kroku, na czym polega usługa concierge, co znacznie rozjaśniło nam tę kwestię, podano przykłady zleceń, na przykład poproszenia Henryka o zrobienie zdjęć zbędnych nam przedmiotów i umieszczenie ogłoszenia na OLX, a nawet o przekazanie większych rzeczy, jak suknia ślubna, do komisu. Opowiadano także o nietypowym zadaniu dostarczenia pizzy do pędzącego pociągu, co utkwiło mi w pamięci. To spotkanie wiele rozjaśniło, ponieważ na początku wielu z nas nie zdawało sobie sprawy, co konkretnie można zlecić. To również rzuciło światło na przekonania, z którymi się zmagamy, takie jak nawyk samodzielnego załatwiania wszystkiego i czasem wstydu związanego z delegowaniem zadań, które uważamy za błahe. – odpowiedziała Kasia.

Concierge wyręczy również w firmowych obowiązkach

Bee Talents często korzysta z AskHenry w kwestiach biurowych, takich jak przewóz dokumentów czy sprzętu. Świetnym przykładem jest dostarczenie całego sprzętu po powrocie z przerwy macierzyńskiej Kasi. Zespół biurowy również regularnie korzysta z Henryka do załatwiania bieżących spraw. Przykłady obejmują nie tylko przewóz sprzętu, dostarczanie dokumentów, ale i wysyłanie listów i paczek, co jest szczególnie pomocne, biorąc pod uwagę wyzwania związane z możliwym czasem spędzonym w kolejce do okienka na poczcie. Nowi pracownicy również otrzymują Welcome Packi za pośrednictwem Henryków. Sporym ułatwieniem było również przewiezienie krzeseł w trakcie przeniesienia się z biur do domów w trakcie pandemii.

Jak wdrożyć usługę concierge jako benefit? 

Na co powinniśmy zwrócić uwagę jako dział HR wprowadzając tego typu niekonwencjonalny benefit?

Wdrożenie usług asystenta powinno być poprzedzone prezentacją online lub spotkaniem offline, szczególnie jeśli pracujemy w zespołach rozproszonych. Przydatne jest przedstawienie konkretnych przykładów, jak usługa może być wykorzystywana, oraz aktywne zaangażowanie zespołu, aby przyszedł z konkretnymi pytaniami i zapytaniami.

Firmy powinny przygotować się na zaangażowanie zespołu w procesie wdrożenia, podkreślając, że delegowanie zadań to nie tylko opcja, ale skuteczna strategia oszczędzania czasu. Inspirujący newsletter z realnymi przykładami może być pomocny, a także filmiki, które prezentują, jak zrealizować konkretne zadania za pomocą Henryka. Warto również zorganizować szkolenia dla nowych pracowników, gdzie będą mieli okazję zadawać pytania i dowiedzieć się, jak efektywnie korzystać z usługi. Inspiracyjne kanały wewnętrzne, gdzie zespoły mogą dzielić się pomysłami na korzystanie z usługi, są również wartościowe.

Dla firm, które chcą współpracować z nami, istotne jest zrozumienie, że Henryk nie realizuje usług eksperckich, ale pomaga znaleźć odpowiednich specjalistów. To także oszczędność czasu, wygodne linki do płatności i możliwość kontaktu smsowego, co sprawia, że cały proces jest zorganizowany i efektywny.

Newslettery z inspiracjami zadań dla wirtualnej asystentki

W naszych newsletterach prezentujemy jasne i inspirujące propozycje zleceń dla Henryka, dostosowane do różnych okresów, takich jak powrót do szkoły czy zimowy sezon. Cieszymy się, że nasi użytkownicy pozytywnie reagują na te aktywizacyjne sugestie, co potwierdza również ich użyteczność w planowaniu tygodnia. Nie spotkaliśmy się z zarzutami o spam, a wręcz przeciwnie – pracownicy dzielą się swoimi doświadczeniami, co pomaga utrzymać motywację i śmiałość w korzystaniu z benefitu. Rozmowy z klientami potwierdzają, że te inspirujące propozycje działają jako forma wsparcia, pomagając przełamać bariery i zachęcając do delegowania zadań, o których wcześniej się nie myślało.

Wsparcie concierge w okresie świątecznym

W okresie zimowym, zwłaszcza w czasie świątecznym, usługa concierge wspiera naszych użytkowników w różnych obszarach. Przede wszystkim pomaga w zakupie prezentów, zarówno tych, które można zamówić online, jak i tych dostępnych w sklepach stacjonarnych. Henryk jest także pomocny przy rezerwacji i dostarczaniu prezentów, a w Bee Talents nawet dostarczał paczki z zestawami do samodzielnego tworzenia świec na wigilijną imprezę firmową. Działa także jako wsparcie przy zakupie last-minute zabawek dla Mikołaja czy pakowaniu prezentów, zaniesieniu ich do punktów pakowania, a nawet dostarczeniu pod wskazany adres. To wykorzystanie personalnego asystenta w okresie przedświątecznym pozwala pracownikom zaoszczędzić czas i zminimalizować stres związany z zakupami i przygotowaniami świątecznymi.

Elastyczność dopasowania usługi concierge do oczekiwań użytkowników

Zgłaszanie zleceń może być dla niektórych osób nieco niejasne, zwłaszcza jeśli chodzi o zlecenia zdalne. Ważne jest, że wirtualna asystentka jest elastyczna i potrafi dostosować się do różnych poziomów decyzyjności użytkowników. Niektórzy preferują pełne oddelegowanie, podczas gdy inni chcą jedynie propozycji, które później sami ocenią. To, że usługa jest bardzo plastyczna, umożliwia dopasowanie się do indywidualnych potrzeb i preferencji użytkowników, co jest szczególnie ważne w kontekście sezonowych zleceń, takich jak zakupy świąteczne dla różnych członków rodziny.

Ostatnio popełniłam klasyczny błąd, zafarbowałam pranie różową bluzą, co sprawiło, że cała reszta ubrań jest teraz różowa. Zleciłam to Henrykowi, mówiąc mu otwarcie o problemie i prosząc o pomoc w znalezieniu rozwiązania. Chociaż jestem nieco zdezorientowana, czy lepiej skorzystać z pralni, odplamiaczy czy innych środków, chciałam podkreślić tę sytuację, aby pokazać, jak różnorodne i nieoczekiwane mogą być zlecenia. – wspomniała Nicole.

W trakcie rozmowy pojawiło się pytanie odnośnie specjalistycznych zleceń – jeśli chodzi o zlecenie wysokospecjalistycznych usług, takich jak instalacja sprzętu AGD w kuchni czy porównanie cen płytek łazienkowych, nasze usługi są bardziej skoncentrowane na rekomendacjach, porównywaniu cen i sprawdzaniu opinii. Na przykład, możemy pomóc w znalezieniu odpowiednich firm do instalacji sprzętu AGD lub dostarczyć porównanie cen płytek z uwzględnieniem opinii i rekomendacji. Ważne jest jednak zaznaczyć, że nie świadczymy usług instalacyjnych ani specjalistycznych napraw, a naszym celem jest bardziej ułatwienie procesu wyboru i porównywania opcji dostępnych na rynku.

Jaka jest dla Ciebie największa wartość w tym co AskHenry oferuje? – spytała Nicole.

Henry jako wirtualna asystentka znacząco przyspiesza załatwianie moich spraw, zwłaszcza gdy korzystam z usług kurierskich, a smsowy kontakt z nim pozwala mi na dodatkowe korekty czy pytania. Ważne jest także, że Henryk pamięta dane adresowe i numer telefonu, co eliminuje konieczność ponownego wprowadzania ich przy każdym zleceniu. To dla mnie ogromne ułatwienie, zwłaszcza przy wymianie przesyłek z kilkoma osobami. Dodatkowo, wygodne linki do płatności, które otrzymuję po zrealizowaniu zlecenia, są dla mnie kluczowe. Nawet jeśli link czasami mi umknie, przypomnienie o płatności przychodzi po tygodniu. To wszystko sprawia, że procesy są sprawniejsze i bardziej zorganizowane, co przekłada się na ogromną wygodę. – odpowiedziała Kasia.

Czytając o naszej usłudze w samych superlatywach, można odnieść wrażenie, że taka usługa może być bardzo drogim benefitem. Aby zbić te obiekcje zapraszamy do zapoznania się z porównaniem usługi asystenta do słynnej, sezonowej kanapki z restauracji ze złotymi łukami :)