Jak zarządzać czasem podczas spotkań?

W dzisiejszym środowisku pracy, spotkania są jednym z głównych sposobów komunikacji i współpracy w zespołach. Zarówno w małych firmach, jak i dużych korporacjach, spotkania pomagają w koordynowaniu działań, podejmowaniu decyzji i wymianie informacji. Niestety, wiele z nich staje się marnotrawstwem czasu. Badania pokazują, że aż 67% spotkań jest nieefektywnych. To oznacza, że znaczna część czasu pracy jest tracona na dyskusje, które nie przynoszą oczekiwanych rezultatów. Stąd nasze zaproszenie Martyny Tarnawskiej, ekspertki w dziedzinie facylitacji i zarządzania projektami, aby wspólnie z porozmawiać jak zarządzać czasem podczas spotkań i podzielić się praktycznymi wskazówkami na ten temat.

W kontekście roli HR-owca, umiejętność zarządzania czasem staje się kluczowym aspektem codziennej pracy. Właściwa organizacja czasu spotkań nie tylko poprawia produktywność zespołów, ale także wpływa na morale pracowników. Jak zarządzać czasem podczas spotkań, aby były one produktywne i przynosiły oczekiwane efekty?

Spotkania: nieodłączny element pracy, ale czy zawsze potrzebny?

Spotkanie zespołu Nie ma wątpliwości, że spotkania są integralną częścią każdej firmy. Jak podkreśla Nicole przeciętny pracownik biurowy spędza na spotkaniach aż 20% swojego tygodnia pracy, a menedżerowie nawet 50%. To duża część dnia pracy, która, jeśli jest źle zarządzana, prowadzi do spadku produktywności i frustracji pracowników.

Martyna, nasza gościni zauważa, że jedną z głównych przyczyn nieefektywności spotkań jest ich nadmiar oraz brak jasnego celu. Firmy często organizują spotkania zbyt pochopnie, bez dokładnej analizy, kto powinien w nich uczestniczyć i jaki jest ich główny cel. Skutkiem tego są przeciążeni pracownicy, którzy spędzają wiele godzin tygodniowo na spotkaniach, nie mając czasu na realizację swoich zadań.

Aby skutecznie zarządzać czasem, HR-owcy i menedżerowie powinni zadawać sobie pytanie: czy dane spotkanie jest rzeczywiście potrzebne? Jeśli odpowiedź jest negatywna, warto rozważyć inne formy komunikacji, takie jak e-maile, raporty czy krótkie notatki.

Nieefektywne spotkania – jak je rozpoznać?

Jednym z większych problemów które można spotkać w firmach związanych z organizacja czasu są nieefektywne spotkania. Według różnych badań, aż 67% do 70% spotkań jest uważanych za mało efektywne. Dlaczego tak się dzieje?

Martyna wskazuje kilka powodów:

Zbyt duża liczba uczestników – Często na spotkania zapraszanych jest zbyt wiele osób, co prowadzi do chaosu i trudności w zarządzaniu dyskusją. Ważne jest, aby na spotkaniach znajdowały się tylko te osoby, które mają aktywną rolę i wkład w omawiany temat. HR-owcy mogą wspierać menedżerów w analizie listy uczestników, eliminując osoby, które nie muszą być obecne.
Brak jasnego celu – Każde spotkanie powinno mieć jasno określony cel, a uczestnicy powinni wiedzieć, jakie tematy będą omawiane. Wprowadzenie agendy pomaga w utrzymaniu porządku spotkania i skraca czas dyskusji na tematy poboczne.
Przeciążenie spotkaniami – Jednym z sygnałów świadczących o nadmiarze spotkań jest przeciążenie pracowników, którzy często mają jedno spotkanie za drugim, bez czasu na realizację innych zadań. To może prowadzić do frustracji i obniżenia efektywności. Martyna zauważa, że wielu pracowników narzeka na to, że ich dni pracy są wypełnione spotkaniami, co uniemożliwia im wykonywanie rzeczywistych zadań.

Martyna dodaje, że jednym z sygnałów wskazujących na nadmiar spotkań jest frustracja pracowników, którzy narzekają, że ich dzień pracy składa się głównie z „siedzenia na spotkaniach”. Często HR-owcy mogą zauważyć, że pracownicy odpisują na e-maile późnym wieczorem, co oznacza, że dopiero wtedy mają czas na realną pracę.

Jak zarządzać czasem i organizować spotkania bardziej efektywnie?

Zarządzanie czasem podczas spotkań to umiejętność, którą można doskonalić. Pierwszym krokiem do poprawy efektywności spotkań jest analiza obecnej sytuacji. HR-owcy mogą zacząć od przeglądu kalendarzy pracowników, aby zobaczyć, ile czasu poświęcają oni na spotkania i jakie mają przerwy między nimi. Ważne jest, aby pracownicy mieli czas na odpoczynek i skupienie się na zadaniach wymagających koncentracji.

Kolejnym krokiem jest analiza celów spotkań. Czy każde spotkanie ma jasny cel? Czy każda osoba na spotkaniu ma do odegrania aktywną rolę? Jeśli nie, warto rozważyć zmniejszenie liczby uczestników lub zastąpienie spotkania krótką wiadomością e-mailową. Skracanie czasu spotkań to kolejna technika, która pozwala na lepsze zarządzanie czasem. Spotkania, które trwają godzinę, często mogą być zrealizowane w 30 minut, o ile mają jasno określony cel i dobrze zaplanowaną agendę.

HR-owcy powinni także współpracować z menedżerami, pomagając im wprowadzać zmiany w organizacji czasu spotkań. Można to zrobić na kilka sposobów:

Skracanie czasu spotkań – Zamiast organizować godzinne spotkania, warto spróbować ustalać krótsze spotkania, trwające np. 45 minut. Dzięki temu uczestnicy będą bardziej skoncentrowani na realizacji celów.
Agenda i zasady uczestnictwa – Każde spotkanie powinno mieć wcześniej przygotowaną agendę, którą uczestnicy otrzymują na kilka dni przed spotkaniem. Dzięki temu wszyscy mogą się przygotować, co skraca czas samej dyskusji.
Ograniczanie liczby uczestników – Spotkania, na których pojawia się zbyt wiele osób, często stają się nieproduktywne. HR-owcy mogą wspierać menedżerów w analizie listy uczestników i eliminowaniu osób, które nie mają aktywnej roli w danym spotkaniu.

Zarządzanie czasem w pracy zdalnej a spotkania online

Spotkanie online w pracy Pandemia COVID-19 znacząco zmieniła sposób, w jaki organizujemy czas pracy. Spotkania online stały się codziennością, a wiele firm wdrożyło na masową skalę pracę zdalną. Jednym z problemów, z którymi firmy muszą się zmierzyć, jest to, że spotkania online stały się zbyt częste, a ich organizacja często pozostawia wiele do życzenia. W pracy zdalnej, gdzie nie ma bezpośredniego kontaktu między uczestnikami, zarządzanie czasem staje się kluczowe, aby utrzymać efektywność.

Spotkania online mogą być bardziej efektywne niż spotkania stacjonarne, ale także bardziej męczące. Wynika to m.in. z konieczności ciągłego patrzenia na ekran, a także z braku naturalnych przerw, które często mają miejsce podczas spotkań stacjonarnych.

Czy zarządzanie czasem w spotkaniach to element kultury organizacyjnej?

Zarządzanie czasem podczas spotkań to nie tylko kwestia indywidualnych decyzji menedżerów czy HR-owców, ale także element kultury organizacyjnej. Warto, aby firma miała jasne zasady dotyczące organizacji spotkań, które będą przestrzegane przez wszystkich pracowników. Jednym z rozwiązań, które mogą pomóc w zarządzaniu czasem podczas spotkań online, jest wprowadzenie zasad „netykiety” – zbioru zasad dotyczących zachowania i organizacji spotkań. Netykieta może obejmować takie zasady, jak:

Mute by default – Wyciszanie mikrofonu, gdy nie mówimy, aby uniknąć zakłóceń i hałasu w tle.
Video by default – Włączenie kamerki, aby zwiększyć zaangażowanie i poczucie obecności podczas spotkania. Zasada ta może pomóc w budowaniu relacji i lepszej komunikacji między uczestnikami.
Przerwy między spotkaniami – Aby uniknąć zmęczenia wynikającego z przeciążenia spotkaniami, warto wprowadzić przerwy między nimi. Krótkie przerwy, trwające 5–10 minut, mogą znacząco poprawić efektywność uczestników i zmniejszyć poziom stresu.

Takie zasady nie tylko poprawiają jakość spotkań, ale także zwiększają zaangażowanie uczestników.

Jak HR-owiec może przekonać menedżerów do zmian?

Specjalistka ds. HR rozmawia z menadżerem odnośnie zarządzania czasem podczas spotkań. Zmiana sposobu organizacji spotkań może napotkać opór, zwłaszcza w firmach, które od lat działają według ustalonych zasad. Martyna sugeruje, aby HR-owcy nie od razu szli do decydentów z prośbą o rewolucyjne zmiany. Zamiast tego warto zacząć od małych kroków, analizując najpierw własne podwórko i wprowadzając zmiany na poziomie własnych zespołów.

Dopiero po zdiagnozowaniu problemu na poziomie organizacyjnym, HR-owcy mogą przedstawić konkretne argumenty menedżerom czy decydentom biznesowym, pokazując, jakie korzyści przyniesie lepsze zarządzanie czasem. Jednym z argumentów może być przeliczenie kosztów spotkań – ile pieniędzy firma traci na nieefektywne spotkania, a ile mogłaby zaoszczędzić, wprowadzając zmiany.

Podsumowanie: Jak zarządzać czasem podczas spotkań?

Efektywne zarządzanie czasem podczas spotkań to klucz do zwiększenia produktywności i zmniejszenia frustracji wśród pracowników. HR-owiec odgrywa tutaj kluczową rolę, pomagając zespołom w eliminowaniu niepotrzebnych spotkań, skracaniu ich czasu i wprowadzaniu jasnych zasad organizacji. Spotkania są nieodłącznym elementem pracy, ale warto zadbać, aby były one rzeczywiście wartościowe i efektywne.

Na koniec chcemy zaprosić do zapoznania się z ofertą benefitową AskHenry – asystentów personalnych, którzy mogą stać się codziennym wsparciem dla Twoich pracowników. W natłoku obowiązków zawodowych i prywatnych, nasi asystenci pomogą odciążyć zespół, odzyskać ich czas i zmniejszyć stres. Dzięki wsparciu AskHenry, pracownicy mogą skupić się na tym, co ważne, a my zajmiemy się resztą!