Wywiad z wirtualną asystentką – jak wygląda jej praca?
Zapraszamy do wywiadu z Patrycją Maksymiak, jedną z naszych concierge, która na co dzień wspiera klientów indywidualnych w ramach usługi AskHenry Executive. Patrycja opowie o swojej pracy jako wirtualna asystentka, najciekawszych zadaniach oraz wyzwaniach, z jakimi spotyka się na co dzień. Podzieli się również spostrzeżeniami na temat oczekiwań oraz różnic w pracy z klientami indywidualnymi i klientami korzystającymi z benefitu pracowniczego.
Jeśli zastanawiasz się nad skorzystaniem z naszej usługi, ten wywiad rozwieje Twoje wątpliwości i pokaże, jak cenna i inspirująca może być ta współpraca.
Chcesz zaoszczędzić czas? Sprawdź co możemy dla ciebie zrobić!
Wirtualna asystentka – na czym dokładnie polega jej praca w ramach usługi AskHenry Executive?
Wirtualna asystentka przede wszystkim daje klientom czas, co jest jej największą zaletą. Dzięki szybkiemu i sprawnemu działaniu, oferujemy usługi dostosowane indywidualnie do każdego klienta. Ciągle się rozwijamy i dostosowujemy się do preferencji klientów. Zlecenia w ramach AskHenry Executive mają priorytet, a każdy klient ma dedykowaną asystentkę, co buduje relację i zaufanie, ułatwiające realizację zadań.
Nasze podejście zaczyna się od dokładnego poznania każdego klienta. Poświęcamy czas na rozmowy i spotkania, aby zrozumieć ich preferencje, codzienne rutyny oraz specyficzne wymagania. Dzięki temu wirtualna asystentka jest w stanie proaktywnie przewidywać ich potrzeby i oferować rozwiązania zanim jeszcze zostaną zlecone.
W dużym uproszczeniu, osoba posiadająca u nas pakiet składa zlecenie swojej asystentce poprzez wybrany przez siebie komunikator, na przykład: „Poszukaj ofert wakacji we Włoszech dla 2 osób, na tydzień.„ Następnie zadajemy pytania uszczegóławiające, potrzebne do realizacji zlecenia takie jak preferencje związane z wypoczynkiem i zwiedzaniem, wymagania dotyczące standardu hotelu i tym podobne. Po otrzymaniu wszystkich potrzebnych informacji wirtualna asystentka przygotowuje zestawienie i przesyła zrobiony przez siebie research. Nasz research wyróżnia to, że nie przesyłamy pierwszych z brzegu linków czy informacji, a sprawdzamy różne opcje, na przykład blogi podróżnicze czy YouTube’a. Jeśli przesłane przez nas wyniki spełniają oczekiwania zlecenie zostaje zamknięte, jeśli nie, szukamy następnych opcji.
Czym różnią się pakiety, w których wirtualna asystentka wspiera klientów AskHenry Executive?
Naszym podstawowym pakietem jest pakiet Silver, w tym pakiecie klient ma 10 godzin osobistego asystenta miesięcznie, nielimitowaną liczbą zleceń, dostęp do zleceń zdalnych i miejskich oraz miesięczny raport wykorzystanych godzin. Zleceniami zdalnymi może być na przykład rezerwacja stolika z restauracji, wyszukanie ofert wakacyjnych czy wyszukanie fachowca. Zleceniami miejskimi mogą być zlecenia związane z dostarczeniem rzeczy do krawca, pralni, czy zrobienie zakupów spożywczych.
Pakiet Gold, oferuje 20 godzin osobistego asystenta miesięcznie, wszystkie korzyści pakietu Silver + tygodniowy raport o wykorzystaniu godzin i dodatkowo car concierge. Car concierge to usługa, która wspiera sprawy związane z samochodem lub samochodami. W podstawowym pakiecie car concierge transportujemy auta do warsztatu: na przegląd, naprawę lub wymianę opon, a także do wskazanego miejsca, np. do innego miasta.
Opiekujemy się autami przed wyjazdem, sprawdzając płyny, ciśnienia, terminy, myjemy i sprzątamy samochód oraz dbamy o wyposażenie awaryjne. Regularnie lub na żądanie odbieramy auta na podstawowe sprawdzenie płynów, wyposażenia, ciśnień w kołach, mycie, sprzątanie oraz kontrolę stanu opon. Oferujemy garażowanie auta w przypadku braku miejsca lub dłuższego wyjazdu. Pomagamy zdalnie, wyszukując warsztaty, myjnie, wulkanizacje i najtańsze ubezpieczenia, a także pomagamy z odszkodowaniem AC/OC. W przypadku awarii lub kolizji przekazujemy i odbieramy auta do naprawy. Pomagamy przy sprzedaży auta, wystawiając ogłoszenia i przedstawiając je zainteresowanym.
Naszym najwyższym pakietem jest pakiet Platinum, który oferuje 30 godzin osobistego asystenta miesięcznie, wszystkie korzyści pakietu Gold i rozszerzoną usługę car concierge. W rozszerzonym pakiecie car concierge oprócz powyższych usług, monitorujemy naprawy pojazdów, oceniamy ich słuszność i koszty. Zarządzamy dokumentacją, przechowujemy dokumenty leasingu, ubezpieczeń, zakupu oraz rat, pilnujemy terminów i oferujemy pełną opiekę nad flotą lub pojedynczym autem. Przechowujemy opony, umawiamy ich wymianę i dostarczamy na miejsce. Pomagamy w przypadku awarii, zajmując się dokumentami i odszkodowaniami. Wyszukujemy najlepsze oferty zakupu pojazdów, sprawdzamy je przed zakupem i dostarczamy na miejsce. Przygotowujemy auta do sprzedaży, wykonujemy zdjęcia i obsługujemy dokumentację po zakupie lub sprzedaży. Wyszukujemy części zamienne, akcesoria i opony.
Jak przebiega proces onboardingu nowego klienta?
Proces onboardingu nowego klienta ma na celu lepsze poznanie klienta z jego wirtualną asystentką. Rozpoczyna się od zaproszenia na spotkanie wdrożeniowe. Ustalamy dogodny termin i spotykamy się na wideokonferencji. Przedstawiamy tam naszą usługę, opisujemy naszą pracę, pokazujemy panel klienta i wspólnie wypełniamy kwestionariusz. Zawiera on informacje o klientach, które pomagają nam w efektywnej realizacji zleceń. Dzięki kwestionariuszowi poznajemy miejsce pracy, zamieszkania, preferencje zakupowe, ograniczenia dietetyczne, ulubione miejsca, cykliczne zakupy i sprawy. Poznajemy ważne daty oraz ważne osoby w życiu, a także pasje i zainteresowania. Wdrożenie jest spotkaniem dla klientów i dla nas – wirtualnych asystentek AHE jest miejscem, które pomaga rozwiać wątpliwości i po prostu poznać się lepiej.
Jakie oczekiwania i potrzeby mają klienci indywidualni korzystający z usług, które oferuje wirtualna asystentka w ramach pakietów AHE?
Klienci AskHenry Executive mają wysokie oczekiwania i często brakuje im czasu nawet na składanie zleceń. Dlatego staramy się maksymalnie usprawnić cały proces, indywidualnie dostosowując się do klienta. Wirtualna asystentka ma za zadanie zrozumienie klienta, jego potrzeb i stylu życia. Personalizacja naszych usług oznacza również elastyczność w sposobie komunikacji. Każdy klient ma preferencje co do tego, jaką formę kontaktu woli – niektórzy wolą rozmowy telefoniczne, inni komunikację mailową lub przez inne aplikacje. My dostosowujemy się do tych preferencji, aby zapewnić jak największy komfort współpracy. Proces składania zleceń został zaprojektowany tak, aby był jak najmniej obciążający dla klienta. Każdy z naszych klientów może wybrać najbardziej dogodną dla siebie opcję.
Zrozumienie stylu życia naszych klientów to kolejny kluczowy aspekt naszej pracy.
Dla niektórych priorytetem może być organizacja czasu wolnego, podczas gdy inni potrzebują wsparcia w zarządzaniu codziennymi obowiązkami zawodowymi i osobistymi. Dążymy do tego, aby każde zlecenie było realizowane z najwyższą starannością i dbałością o szczegóły. Wirtualna asystentka regularnie monitoruje zadowolenie klientów i wprowadza niezbędne usprawnienia, aby nasza usługa zawsze odpowiadała na ich rosnące oczekiwania.
Naszym celem jest nie tylko spełnianie, ale wręcz przekraczanie oczekiwań klientów, co buduje ich lojalność i zaufanie do AskHenry Executive.
W rezultacie, nasi klienci mogą cieszyć się większą ilością wolnego czasu i mniejszym stresem, wiedząc, że ich sprawy są w dobrych rękach.
Jakie są główne korzyści dla klientów, gdy wirtualna asystentka wspiera ich w dłuższej perspektywie czasowej?
Dłuższa współpraca z klientem jest łatwiejsza, ponieważ lepiej się rozumiemy i potrzebujemy mniej informacji do realizacji zleceń. Stawiamy na budowanie relacji i staramy się jak najbardziej ułatwiać życie naszym klientom. Co sprawia, że z czasem usługi stają się jeszcze bardziej efektywne. W dłuższej perspektywie, nasi klienci mogą liczyć na jeszcze większą personalizację usług oraz proaktywną obsługę. Ponadto, z biegiem czasu, wirtualna asystentka staje się integralną częścią życia naszych klientów, co pozwala na lepsze zrozumienie ich priorytetów i preferencji. To prowadzi do zwiększenia zaufania i sprawia, że realizacja zleceń staje się bardziej intuicyjna.
Jakie są najczęstsze obawy klientów przed skorzystaniem z usług wirtualnej asystentki?
Moim zdaniem najczęstszą obawą klientów jest to, że wirtualna asystentka bardzo mocno wchodzi w życie prywatne klientów, a także to czy sama usługa faktycznie się klientowi przyda. Staramy się rozwiewać te obawy poprzez budowanie zaufania i dostosowywanie naszych usług do indywidualnych potrzeb. Zachowując przy tym pełną poufność i dyskrecję. Kolejną obawą jest także zużycie pakietu i sensowne wykorzystanie wykupionych godzin. Staramy się zawsze jak najsensowniej wykorzystać pakiet klientów. Jeśli widzimy, że dane zlecenie zużyje zbyt dużo czasu podpowiadamy korzystniejsze rozwiązania dla naszych klientów.
Jakie są różnice w pracy z klientami indywidualnymi, a klientami korzystającymi z benefitu pracowniczego?
Nie wydaje mi się, że jest jakaś ogromna i znacząca różnica. Na pewno są pewne aspekty, które wymagają odmiennego podejścia.
Po pierwsze, tempo działania musi być szybsze w przypadku klientów indywidualnych. Często potrzebują oni natychmiastowych odpowiedzi i błyskawicznego wykonania zleceń, ponieważ dotyczą one codziennych, osobistych spraw, które mogą wymagać szybkiej reakcji.
Po drugie, personalizacja jest kluczowym elementem w pracy z klientami indywidualnymi. Każde zlecenie może być inne i wymagać indywidualnego podejścia, uwzględniającego osobiste preferencje i styl życia klienta.
Po trzecie, komunikacja i budowanie relacji z klientami indywidualnymi często wymaga bardziej bezpośredniego i osobistego podejścia. Budowanie zaufania i relacji jest kluczowe, ponieważ często wchodzimy w bardzo prywatne aspekty ich życia. W przypadku klientów korzystającymi z benefitu pracowniczego relacje są bardziej sformalizowane, choć równie ważne.
Jak dbacie o bezpieczeństwo i poufność danych klientów?
W AskHenry bezpieczeństwo i poufność danych klientów są priorytetem. Stosujemy zarówno organizacyjne, jak i techniczne środki ochrony danych. Przede wszystkim regularnie przeprowadzamy cykliczne szkolenia wirtualnych asystentów z ochrony danych osobowych. Dzięki temu wszyscy nasi pracownicy są na bieżąco z najnowszymi praktykami i przepisami dotyczącymi ochrony danych. Prowadzimy również cykliczną analizę i zarządzanie ryzykiem w zakresie bezpieczeństwa danych. Analizujemy potencjalne zagrożenia i ryzyka, podejmując odpowiednie działania prewencyjne. Dbamy o koordynację działań mających na celu zapewnienie zgodności bezpieczeństwa danych z przepisami prawa. Nasze procesy są zgodne z obowiązującymi przepisami, co daje wirtualnym asystentom pewność, że działamy zgodnie z wymaganiami prawnymi. Dostosowujemy nasze procedury do ogólnych wymogów bezpieczeństwa informacji, przestrzegając międzynarodowych standardów, co zapewnia najwyższy poziom ochrony.
Wirtualna asystentka dba o bezpieczeństwo danych poprzez szyfrowanie danych dotyczących zgłoszenia zarówno w ruchu, jak i w spoczynku. Wszystkie dane są chronione przed nieautoryzowanym dostępem. Zapewniamy również rozliczalność działań w systemach IT, wprowadzając mechanizmy, które pozwalają na śledzenie i rozliczanie wszystkich działań wykonywanych w naszych systemach. Stosujemy zaawansowane metody kontroli dostępu użytkowników, aby upewnić się, że tylko upoważnieni pracownicy mają dostęp do wrażliwych danych klientów.
Jakie są najciekawsze i najbardziej nietypowe zadania, które zrealizowałaś jako wirtualna asystentka?
Jednym z ciekawszych zadań było przeprowadzenie researchu na temat mitologii słowiańskiej do książki jednego z naszych klientów. Raz także szukałam świadka na wesele. 🙂 Oprócz standardowych zleceń, takich jak remonty, zakupy czy organizacja wakacji. Wirtualna asystentka często pomaga klientom w sprawach biznesowych, tworzymy grafiki, posty, wystawiamy certyfikaty uczestnictwa z wydarzeń oraz wspieramy przy organizacji konferencji.
Naszą usługę ogranicza tak naprawdę wyobraźnia i oczywiście prawo.
Czy możesz podzielić się sukcesami i pozytywnymi opiniami klientów, które wyróżniają AskHenry Executive?
Nasi klienci są zachwyceni usługą AskHenry Executive. Wirtualna asystentka stała się częścią ich życia, co jest dla nas ogromnym komplementem. Polecają nas swoim znajomym i przyjaciołom, co świadczy o naszej skuteczności. Najczęściej klienci cieszą się z faktu, że zaoszczędziliśmy czas w zrobieniu rzeczy na które oni nie mieli czasu. Cieszy nas każdy feedback, ponieważ to pomaga nam się rozwijać i doskonalić naszą usługę. Obecnie mamy ponad 80 klientów i ciągle ich przybywa, co jest bardzo budujące. W związku z rosnącą liczbą klientów, powiększyliśmy zespół wirtualnych asystentek, aby utrzymać wysoką jakość usług i ciągle się rozwijać.
Czy zdarzyło się, że jakieś zlecenie okazało się niemożliwe do wykonania?
Zdarzają się zadania, które wydają się niemożliwe do wykonania, to oczywiste. Jednak w mojej pracy nie spotkałam się jeszcze z taką sytuacją. Wirtualna asystentka w AskHenry robi wszystko, co w jej mocy, aby pomóc klientowi w danej sprawie. Czasami, nawet po dokładnym sprawdzeniu wszystkich opcji, żadna z nich nie spełnia w pełni oczekiwań klienta, co oznacza, że zadanie nie zostaje wykonane w 100%. Najważniejsze jest jednak to, abyśmy zawsze podejmowali wszelkie możliwe kroki i informowali klienta o podjętych działaniach, pokazując, że zrobiliśmy wszystko, co było w naszej mocy.
Co chciałabyś przekazać osobom, które myślą o skorzystaniu z usług wirtualnej asystentki, ale mają wątpliwości?
Jeśli brakuje Ci czasu dla siebie, rodziny, na załatwienie zaległych spraw, ogarnięcie domu, kupienie prezentów czy zrobienie zakupów, wirtualna asystentka jest tu dla Ciebie. Warto odwiedzić naszą stronę i dowiedzieć się więcej o naszej ofercie. Jesteśmy przekonani, że możemy ułatwić Ci życie i zyskać Twój cenny czas na to, co naprawdę ważne.
Rozumiemy, że decyzja o skorzystaniu z naszych usług może wiązać się z pewnymi wątpliwościami. Dlatego zachęcamy do kontaktu z nami, abyśmy mogli odpowiedzieć na wszystkie pytania i rozwiać wszelkie obawy. Nasz zespół ma na celu zapewnienie profesjonalnego wsparcia i sprawienie, że codzienne życie stanie się prostsze i bardziej zorganizowane.
Wirtualna asystentka pomoże Ci skupić się na najważniejszych aspektach swojego życia.
