Planowanie z AI – jak połączyć papierowy notes z technologią, by zwiększyć produktywność

Czy da się połączyć klasyczne planowanie z mocą sztucznej inteligencji? Tomek Graszewicz, CEO Job’n’Joy i Shake the Cake, twórca AI Creative Fest, pokazuje, że notatnik i AI mogą działać ramię w ramię. W tym artykule dowiesz się, jak planować dzień, tydzień i miesiąc, by działać skuteczniej niż kiedykolwiek.

Najważniejsze informacje

• Planowanie z AI nie musi oznaczać rezygnacji z analogowych narzędzi – notes i aplikacje mogą działać razem.

• Poranny deep work w połączeniu z AI pozwala szybciej przechodzić od pomysłu do realizacji.

• Kalendarz zapełniony na trzy miesiące do przodu jest możliwy dzięki połączeniu ręcznych metod i automatyzacji.

• AI pomaga w delegowaniu i porządkowaniu zadań, ale nie zastąpi świadomego wyboru priorytetów.

• „Jeżeli nie planujesz, to Twój dzień i tak zostanie zaplanowany – tylko przez kogoś innego.” – Tomek Graszewicz.

Dlaczego planowanie z AI staje się nowym standardem w biznesie i życiu codziennym

AI coraz częściej staje się elementem codziennej organizacji pracy – od prostych list zadań, przez automatyczne kalendarze, po kompleksowe systemy zarządzania projektami. Tomek podkreśla, że kluczowe jest nie samo narzędzie, ale sposób, w jaki je wykorzystujemy.

„AI to nie magiczna kula, która sama zrobi wszystko. To narzędzie, które trzeba umieć prowadzić – tak samo jak samochód.” – Tomek Graszewicz

Dzięki planowaniu z AI można:

• przewidywać obciążenie kalendarza na kilka miesięcy naprzód,

• priorytetyzować zadania w oparciu o dane, a nie przeczucia,

• automatyzować powtarzalne procesy,

• tworzyć realistyczne plany z uwzględnieniem czasu na regenerację.

Notes kontra sztuczna inteligencja – czy analogowe planowanie ma przyszłość?

Choć mogłoby się wydawać, że papierowy notes jest przeżytkiem, Tomek pokazuje, że jego rola wcale nie maleje. Wręcz przeciwnie – w erze cyfrowej staje się jeszcze bardziej wartościowy.

„Notes daje Ci moment zatrzymania. Zmusza do przemyślenia, co naprawdę jest ważne, zanim wpiszesz to w AI.” – Tomek Graszewicz

Notes pozwala:

• uchwycić pomysły w momencie ich powstania,

• zaplanować dzień w sposób bardziej świadomy,

• ograniczyć przeciążenie informacyjne wynikające z pracy tylko w aplikacjach.

To połączenie – analogowa refleksja i cyfrowa precyzja – daje najlepsze efekty.

Jak wygląda poranna rutyna z planowaniem w AI według Tomka Graszewicza

Dzień Tomka zaczyna się wcześnie, ale nie od sprawdzania skrzynki mailowej. Najpierw jest moment na analogowe planowanie, potem dopiero AI.

1. Notes – zapisanie 3–5 priorytetów dnia.

2. AI – wygenerowanie harmonogramu na podstawie priorytetów i stałych bloków w kalendarzu.

3. Deep work – 1–2 godziny najważniejszych zadań bez rozpraszaczy.

„AI może Ci zaplanować dzień, ale tylko Ty wiesz, które rzeczy są naprawdę istotne.” – Tomek Graszewicz

Taka sekwencja pozwala uniknąć „przeładowania” zadań i daje poczucie kontroli nad własnym czasem.

Planowanie kalendarza z AI – jak wyprzedzić swoje obowiązki o dwa miesiące

Jedną z największych przewag, jakie daje AI, jest możliwość planowania z dużym wyprzedzeniem. Tomek pracuje na kalendarzu ustawionym na 2–3 miesiące naprzód.

Jak to działa?

• AI zbiera wszystkie zadania, projekty i spotkania.

• Tworzy harmonogram, który minimalizuje kolizje.

• Rezerwuje bloki na pracę strategiczną, zanim pojawią się pilne sprawy.

Efekt? Brak poczucia, że „wszystko jest na wczoraj”.

„Kiedy widzisz swój kalendarz dwa miesiące do przodu, nagle przestajesz żyć w trybie gaszenia pożarów.” – Tomek Graszewicz

Deep work, AI i rytuały – jak zachować balans między technologią a skupieniem

AI może przyspieszyć wiele procesów, ale koncentracja w pracy wymaga świadomego odcięcia się od technologii. Tomek stosuje podejście, w którym deep work jest nietykalnym blokiem w kalendarzu.

Elementy tej strategii:

• Poranny deep work – zanim świat zacznie czegoś od Ciebie wymagać.

• Bloki offline – planowane przerwy od narzędzi cyfrowych.

• Codzienne podsumowanie – analogowe zapisanie wniosków i postępów.

„Deep work to czas, w którym AI jest w tle, a Ty jesteś na pierwszym planie.” – Tomek Graszewicz

Delegowanie zadań z pomocą AI – jak robić więcej, mając mniej na głowie

Jednym z największych wyzwań w pracy kreatywnej jest nadmiar drobnych obowiązków. AI pozwala je automatyzować lub przekazywać dalej.

Przykłady zastosowań:

• Automatyczne odpowiedzi na powtarzalne pytania.

• Tworzenie wstępnych wersji raportów i prezentacji.

• Organizacja spotkań i rezerwacja terminów.

Część zadań trafia do zespołu, część do usług zewnętrznych (np. AskHenry), a część jest wykonywana w całości przez AI. Dzięki temu Tomek może skupić się na działaniach strategicznych i kreatywnych.

„Delegowanie to nie znak słabości, tylko dowód, że wiesz, co jest Twoją prawdziwą robotą.” – Tomek Graszewicz

Wnioski dla przedsiębiorców – planowanie z AI w praktyce

Planowanie z AI to nie chwilowa moda, lecz narzędzie, które może zmienić sposób, w jaki działasz. Kluczem jest połączenie jego możliwości z refleksją i intencją, jaką daje analogowe planowanie.

Najważniejsze zasady:

1. Zaczynaj od notesu – określ, co jest priorytetem.

2. Włącz AI do organizacji i priorytetyzowania zadań.

3. Planuj deep work jako blok obowiązkowy.

4. Deleguj i automatyzuj wszystko, co możliwe.

5. Patrz w kalendarz z wyprzedzeniem, by działać strategicznie.

Planowanie z AI nie musi oznaczać rezygnacji z papierowego notesu. Wręcz przeciwnie – połączenie analogowych metod z technologią daje największe efekty. Notes filtruje pomysły, AI zamienia je w plan, a konsekwentne stosowanie deep work i bloków kalendarzowych sprawia, że czas pracuje na Twoją korzyść.
Jak mówi Tomek Graszewicz: „Jeżeli nie planujesz, to Twój dzień i tak zostanie zaplanowany – tylko przez kogoś innego.”

Planowanie z AI i mądra organizacja dnia to jedno – ale prawdziwą wolność daje połączenie technologii z delegowaniem zadań. Korzystając z AskHenry, możesz przekazać dziesiątki codziennych obowiązków profesjonalnemu asystentowi i skupić się na tym, co naprawdę ważne.

Czy w Twoim systemie pracy jest miejsce na połączenie AI i analogowych narzędzi, czy stawiasz wyłącznie na jedno z nich?