Jak zwiększyć produktywność i mieć więcej czasu?

Produktywność to nie tylko realizowanie kolejnych zadań z listy, ale przede wszystkim umiejętność skupienia się na najważniejszych celach. Każdego dnia mierzymy się z wyzwaniami, które wymagają od nas dobrego zarządzania czasem i ustalania priorytetów. Czasami jednak, mimo najszczerszych chęci, trudno jest zapanować nad codziennym chaosem i znaleźć chwilę na to, co naprawdę istotne.

Produktywność to sztuka, która wymaga nie tylko wykonywania zadań, ale także umiejętnego zarządzania sobą w czasie. Kluczem do sukcesu jest nie to, jak wiele rzeczy zrobimy, ale na czym skupiamy naszą uwagę i energię. Warto pamiętać, że produktywność to także eliminacja rozpraszaczy i koncentracja na tych działaniach, które przynoszą najwięcej korzyści. Często największym wrogiem efektywności jest brak organizacji oraz przeciążenie obowiązkami.

W takiej sytuacji idealnym wsparciem, które znacząco wpłynie na Twoją produktywność, może okazać się wirtualna asystentka. Delegowanie rutynowych zadań, takich jak zarządzanie kalendarzem, organizacja spotkań czy przypomnienia o terminach, pozwala odzyskać kontrolę nad swoim dniem.

Produktywność czy luźne planowanie – co wybierasz?

Jesteś dobrze zorganizowany, zawsze dowozisz swoje cele osobiste i zawodowe. Masz czas dla rodziny, przyjaciół, dla siebie. W domu też wszystko na tip-top, porządek w kuchni, w łazience.. Masz wszystko pod kontrolą. Prawda? No nie prawda!

Produktywność, priorytety, skupienie, work-life balance, dom, rodzina, praca, gdzieś w tym wszystkim czas dla siebie… To mogą być codzienne zmagania osoby czynnej zawodowo. I to niezależnie czy używamy systemu celów i priorytetów, produktywności… Znam osoby, które z sukcesem “płyną z prądem” i takie, które planują na 3 lata do przodu.

Czy tego chcemy czy nie, żyjemy według określonych schematów, przyzwyczajeń, nawyków i mniej lub bardziej świadomie podejmujemy decyzje. Nie jesteśmy tacy skomplikowani jak nam się przeważnie wydaje. ;) Jestem jedną z tych osób, które wzdrygają się na myśl o zbyt intensywnym planowaniu, mierzeniu, priorytetyzowaniu. Bo to więzi “kreatywną duszę”. Ale czy na pewno?

Produktywność kontra odkładanie na później – dlaczego czas ucieka?

Daleki jestem od szukania jednej złotej metody na dobre życie. Jednocześnie moje skłonności do tracenia skupienia i poczucia, że czas przecieka mi przez palce zmotywowały mnie do szukania odpowiedzi. Jedną z tych odpowiedzi, które mogą podnieść Twoją produktywność, jest książka “Jedna rzecz” Gary’ego Kellera.

Jak można domyślić się po tytule autor przedstawia koncepcję jednej rzeczy – ekstremalnego skupienia na jednym najważniejszym celu czy kierunku działań. I zadaniu sobie jednego ważnego pytania. :) Ale o tym później. Zacznijmy od mitów, które przedstawia autor. Oceń, czy coś w tym jest.

Wszystko jest równie ważne? 

Wiesz, że nie jest. Albo przynajmniej tak czujesz. To dlaczego tak rzadko nadajemy priorytety?

Z pomocą przychodzi nam “Zasada Pareta”. Słynne 80/20. W XIX we Włoszech

Pareto stworzył model rozkładu dóbr – 80% gruntów było w posiadaniu 20% obywateli. Mniej znanym faktem jest, że swoją popularność zasada zawdzięcza pionierowi zarządzania jakością Josephowi M. Juranowi. Upraszczając, 80% efektów, to 20% naszych działań. Czyli większa część naszych osiągnięć jest wynikiem mniejszej części tego co robimy. Warto szukać tej reguły w naszych działaniach i nie wpadać w pułapkę odhaczania kolejnych zadań na liście. Czyli robić rzeczy najważniejsze i przynoszące najwięcej efektów.

Mistrz multi-taskingu. Widział go nikt nigdy 

Wielozadaniowość to mit. Ale jesteśmy usprawiedliwieni dekoncentracja to natura człowieka, każdy ją ma. To nasz małpi umysł, który cały czas potrzebuje rozrywki.

To, że kiepsko “ogarniamy” wiele zadań na raz potwierdza mnóstwo badań. I np. żonglowanie zadaniami wydłuża czas na ich wykonanie – o 25% w przypadku prostych zadań, do znacznie ponad 100% w przypadku skomplikowanych spraw. Wg. badaczy przez próbę robienia wielu rzeczy na raz nasza efektywność podczas typowego dnia pracy spada o 28%. W biurze przerywa nam ktoś średnio co 11 minut. Znasz to uczucie prawda ? :) A dodatkowo sprawy prywatne, które mamy na wyciągnięcie ręki w smartfonie.. No nie pomagają.

Samodyscyplina a produktywność – jak budować właściwe nawyki?

Jeden z najbardziej rozpowszechnionych mitów naszej cywilizacji. Wg. autora sukces to krótki wyścig – wręcz sprint – napędzany dyscypliną tylko przez tyle czasu, aby pewne sprawy weszły w nawyk i przestały wymagać szczególnego poświęcenia. Bez szczególnej samodyscypliny da się osiągnąć znacznie więcej, niż mogłoby się wydawać. Gdyż sukces polega na robieniu wszystkiego, co właściwe, a nie robieniu właściwie wszystkiego. A nawyk kreuje to kim się stajemy. Tutaj odsyłam do świetnej książki, która doskonale opisuje zasady skutecznego budowania nawyków – „Atomic Habits” James Clear. A dwie proste zasady na start to jeden nawyk jednocześnie i danie sobie czasu na jego wyrobienie. Średnio podobno 66 dni, ale to kwestia bardzo indywidualna.

Wystarczy chcieć – siła woli

Każdego dnia masz do dyspozycji tylko pewien określony zasób silnej woli, energii mentalnej… Dlaczego? Siła woli powoli się wyczerpuje, jak bateria w telefonie. I nic z tym nie zrobisz. Co może ją zużywać? Opieranie się pokusom i tłumienie odruchów (wszelkie złe nawyki, z którymi walczysz – wstaw swój :)), studzenie emocji, uczenie się nowych rzeczy, walka z lękiem i niepewnością, podejmowanie decyzji… I wiele, wiele innych..

W ciągu dnia zużywamy mnóstwo energii. Bardziej zainteresowanych tematem odsyłam do “testu słodkiej pianki” czy badania wpływu przerw na lunch na decyzje izraelskich sędziów. Co możesz z tym zrobić. Dbaj o to aby twoja “siła woli” była wykorzystywana do odpowiednich czynności, tak planuj dzień aby najtrudniejsze / najważniejsze decyzje były podejmowane przy największych zasobach energetycznych.

Work-life balance a produktywność – jak to połączyć?

Nooo w końcu coś z czym w Askhenry działamy na codziennie. :) Dbając o balans w życiu naszych Klientów. Ale co pisze sam autor? Że nie ma czegoś takiego jak równowaga życiowa! Że przez próbę równomiernego rozłożenia czasu wszystkie sprawy traktujemy po macoszemu i żadna nie będzie załatwiona jak należy.

“A igranie z czasem niesie ze sobą ryzyko fiaska, którego nie będziesz w stanie sobie powetować”.

Dlatego Gary zaleca radykalne odejście od poziomu równowagi, w takim znaczeniu aby wybierać sprawy najważniejsze w danym momencie życia i przeznaczać na nie tyle czasu ile wymagają. Jak to nazywa zaleca przeciw-ważenie. Odsyłam do książki po więcej. Natomiast jest szansa, że autor nie znał rozwiązania Askhenry. Gdyż główną misją i założeniem Askhenry jest właśnie przeciw-ważenie, ale bez rezygnacji ze spraw prywatnych, które może wykonać za Ciebie osobisty asystent. Ma sens ?

Produktywność i myślenie na wielką skalę – jak osiągnąć sukces?

Ostatnim mitem, który próbuje obalić Heller to “wielkie jest złe”. Kiedy myślimy o wielkich osiągnięciach lub marzymy o wielkich rzeczach pojawiają się w naszych głowach przytłaczające i zniechęcające obrazy – to trudne, skomplikowane, czasochłonne. Przez to często nie realizujemy własnego potencjału i nakładamy sobie kaganiec na własne osiągnięcia.

Do wielkiego sukcesu prowadzą tylko te działania, które są inspirowane wielkimi marzeniami. Dlatego myśl przebojowo, działaj odważnie, nie obawiaj się porażek.

Cały sekret jednej rzeczy polega na robieniu odpowiedniej rzeczy, w odpowiedni sposób, w odpowiednim czasie. Czyli zadawaniu sobie w odpowiedniego pytania, które ukierunkowuje prawidłowe odpowiedzi. A do tego potrzebne jest wyznaczenie celów i kierunku oraz metody pozwalające trzymać się podjętych postanowień. Odpowiednie nawyki. Po więcej szczegółów odsyłam do książki, gdzie znajdziemy dużo dobrze usystematyzowanej wiedzy.

Produktywność to klucz do efektywnego zarządzania zarówno czasem, jak i obowiązkami, a osiągnięcie tego nie zawsze musi oznaczać robienie wszystkiego samodzielnie. Czasem najlepszym rozwiązaniem jest delegowanie zadań, które zajmują Twój cenny czas.

Chcesz zaoszczędzić czas? Sprawdź co możemy dla ciebie zrobić!

Zobacz również

• Wywiad z wirtualną asystentką – jak wygląda jej praca? 
• Concierge – 10 powodów, dla których warto skorzystać z jego usług
• Jak osobisty konsjerż może odmienić Twoje życie?