Delegowanie zadań w startupie – jak Tomasz Świeboda odzyskuje czas

Delegowanie zadań w startupie często staje się kluczowym momentem w rozwoju firmy. Na początku drogi founderzy zwykle pracują na granicy wytrzymałości psychicznej i fizycznej – dopiero z czasem uczą się odpuszczać i przekazywać część obowiązków innym. To właśnie ten proces pozwala im odzyskać czas, energię i skupić się na tym, co naprawdę ważne.

Najważniejsze informacje

• Foundersi zaczynają od pracy w trybie „wszystko na raz”, ale z czasem uczą się delegować.
• Świadome zarządzanie czasem pojawia się, gdy chaos zaczyna blokować rozwój.
• Sport, sen i rytuały to narzędzia do lepszego podejmowania decyzji.
• Perfekcjonizm potrafi zabić tempo – akceptacja niedoskonałości jest kluczowa.
• Tomasz Świeboda łączy intensywny trening, zarządzanie funduszem i życie prywatne dzięki świadomemu planowaniu i delegowaniu.

Od pracy po 80 godzin tygodniowo do świadomego zarządzania energią

Początki wielu startupów wyglądają podobnie – chaos, dziesiątki zadań i brak struktury. Tomasz Świeboda opisuje, że w pierwszych miesiącach działalności przedsiębiorcy często pracują po kilkanaście godzin dziennie, 6–7 dni w tygodniu, rezygnując z podstawowych potrzeb, jak sen czy regeneracja.

Jednak taki tryb – choć czasami konieczny na starcie – szybko prowadzi do wypalenia. Ci, którzy osiągają sukces, w pewnym momencie zatrzymują się i zmieniają sposób pracy. Jednym z pierwszych kroków jest właśnie delegowanie zadań w startupie.

Jak mówi Świeboda:

„Przez pierwsze miesiące robisz wszystko sam. Ale potem musisz się nauczyć zostawiać niektóre rzeczy niedokończone – i delegować. Inaczej firma urośnie, a Ty się złamiesz.”

Świadomość tego momentu przełomowego jest kluczowa. Przejście od „gaszenia pożarów” do intencjonalnego zarządzania energią to pierwszy krok w kierunku zrównoważonego przywództwa.

Sport i sen jako kluczowe narzędzia produktywności

Nieprzespane noce i praca do 2:00 nad ranem były przez lata romantyzowane w środowisku startupowym. Tomasz Świeboda podkreśla, że ten model nie działa – a liderzy, którzy nie śpią, w dłuższej perspektywie są mniej efektywni i bardziej podatni na błędy.

Zamiast tego coraz więcej founderów świadomie dba o sen, regenerację i sport. Trening siłowy, bieganie, joga, pływanie – forma nie ma znaczenia. Liczy się rytuał, który wyprowadza umysł z ciągłego trybu działania i pozwala złapać dystans. Wielu jego klientów zaczyna dzień od aktywności fizycznej – 30 minut biegania albo godzina na siłowni staje się ich fundamentem produktywności.

„Jeśli nie śpisz i nie trenujesz, to nie zarządzasz firmą – tylko swoim zmęczeniem. A to prowadzi do złych decyzji.” – Tomasz Świeboda

Sport działa tu podwójnie: jako element higieny psychicznej oraz jako katalizator koncentracji. Z perspektywy inwestora, który obserwuje rozwój kilkudziesięciu firm, Świeboda wskazuje wyraźną korelację między jakością funkcjonowania lidera a wynikami jego organizacji.

Delegowanie zadań w startupie jako dźwignia dla founderów

Jedną z najtrudniejszych decyzji, przed którą staje większość przedsiębiorców, jest oddanie kontroli. Początkowo founder robi wszystko sam – od strategii, przez produkt, aż po księgowość. Ale wraz z rozwojem firmy konieczne staje się budowanie zespołu i delegowanie.

Problem w tym, że wielu founderów utożsamia skuteczność z kontrolą. Boją się, że jeśli czegoś nie zrobią osobiście, to nie będzie wykonane dobrze. Dlatego trzymają w rękach zbyt wiele tematów – kosztem swojego zdrowia i rozwoju firmy.

Tomasz Świeboda mówi wprost:

„Delegowanie zadań w startupie to nie luksus, tylko warunek wzrostu. Jeśli wszystko robisz sam, to Ty jesteś bottleneckiem.”

Wspiera founderów w tworzeniu struktury organizacyjnej, która pozwala im przesunąć się z roli „operatora” do roli „lidera”. Pomaga im zidentyfikować zadania, które nie wymagają ich udziału, i przekazać je dalej – czasem do zespołu, czasem do zewnętrznych partnerów, takich jak np. AskHenry.

Co ważne, delegowanie to nie tylko operacje firmowe. To też codzienne życie – zakupy, rezerwacje, podróże. Świeboda podkreśla, że wielu founderów zapomina, że czas prywatny też można odzyskać przez delegowanie.

Intencjonalność: planuj, blokuj i dbaj o rytm

Produktywność to nie ilość zadań odhaczonych z listy. To zdolność do koncentracji na najważniejszych rzeczach – i umiejętność eliminowania reszty. Foundersi, z którymi pracuje Świeboda, coraz częściej sięgają po narzędzia planowania, które pomagają im odzyskać kontrolę nad kalendarzem.

Najczęściej stosowane techniki to:

• Blokowanie kalendarza – np. 2–3 godziny na deep work bez spotkań.

• Planowanie tygodnia z góry – w niedzielę lub poniedziałek rano.

• Time audit – analiza, gdzie znika czas (np. z pomocą narzędzi typu Toggl).

• Nieobecność planowana – celowe dni offline raz na 2–3 tygodnie.

Te rozwiązania które wspierają delegowanie zadań w startupie – bo łatwiej przekazać obowiązki, gdy masz jasny plan i strukturę.  Ale klucz to nie narzędzia – tylko intencjonalność. Wiedzieć, po co coś robisz. Wiedzieć, kiedy pracujesz, a kiedy nie. I nie mieszać tych dwóch stanów.

Przykład: jak wygląda dzień skutecznego foundera?

Aby lepiej zrozumieć, jak wygląda praktyczne wdrożenie tych wszystkich zasad, przyjrzyjmy się przykładowemu dniu foundera, który – jak wielu klientów Inovo VC – łączy prowadzenie firmy z dbaniem o siebie.

6:30 – pobudka i lekki trening: 30 minut biegu lub siłowni.
7:30 – śniadanie, poranna rutyna (czas offline – bez Slacka i maili).
8:00–10:00 – blok deep work: strategiczne tematy, analiza danych, decyzje.
10:00–13:00 – spotkania zespołowe, kontakt z inwestorami, feedback.
13:00–14:00 – lunch i spacer (najczęściej solo, offline).
14:00–16:00 – operacyjne sprawy, mentoring, rozmowy z klientami.
16:00–17:00 – blok refleksji: przegląd dnia, zaplanowanie kolejnych kroków.
17:30 – czas prywatny, sport, spotkania towarzyskie, reset.

Nie każdy dzień wygląda idealnie – ale klucz to intencjonalność. „Wiedzieć, kiedy pracujesz, a kiedy odpoczywasz – i nie mieszać tych stanów” – mówi Świeboda.

Delegowanie dotyczy zarówno procesów firmowych (strategia, marketing, operacje), jak i codziennych obowiązków prywatnych – od zakupów po planowanie podróży. Wsparcie może pochodzić od zespołu lub usług zewnętrznych, np. AskHenry – rozwiązań concierge opisanych w artykule Forbes. „Bo każda minuta, którą odzyskujesz, to minuta, w której możesz być liderem, a nie operatorem” – podsumowuje.

Podsumowanie

Zbudowanie skutecznej firmy nie musi oznaczać porzucenia życia prywatnego. Jak pokazuje doświadczenie Tomasza Świebody i jego współpraca z setkami founderów, prawdziwa efektywność zaczyna się od rezygnacji z roli „człowieka od wszystkiego”. Delegowanie, sport, sen i przestrzeń na myślenie – to nie dodatki, ale fundamenty długoterminowego sukcesu.

A Ty? Co dziś możesz oddelegować, żeby jutro mieć czas na naprawdę ważne decyzje?